Políticas de Reserva
En PERU INCA ORIGINS entendemos que una buena experiencia de viaje comienza desde el momento en que se planifica la reserva. Por ello, buscamos que cada cliente conozca de manera clara el proceso para solicitar, confirmar, modificar o cancelar un servicio turístico.
La presente Política de Reserva establece las condiciones generales aplicables a la contratación de tours, excursiones, traslados, alojamiento, entradas, experiencias y demás servicios turísticos ofrecidos o gestionados por PERU INCA ORIGINS.
Esta política forma parte integral de los documentos que regulan nuestra relación con los clientes y debe interpretarse conjuntamente con los Términos y Condiciones, la Política de Protección de Datos Personales, la Política de Pago Anticipado y la Política de Cancelación y Reembolso.
1. SOLICITUD DE RESERVA
El proceso comienza cuando el cliente solicita información o manifiesta su intención de contratar un determinado servicio turístico.
La solicitud podrá realizarse a través de:
- Sitio web.
- WhatsApp.
- Correo electrónico.
- Redes sociales.
- Llamada telefónica.
- Oficina física, cuando corresponda.
- Otros canales oficiales de atención.
La solicitud inicial no constituye necesariamente una reserva confirmada.
Para poder gestionar una reserva, PERU INCA ORIGINS podrá solicitar información relacionada con el servicio, la fecha del viaje, número de pasajeros y demás datos necesarios para verificar disponibilidad y preparar la propuesta correspondiente.
2. INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA RESERVA
Dependiendo del servicio contratado, el cliente podrá proporcionar:
- Nombres y apellidos de los pasajeros.
- Nacionalidad.
- Número de documento de identidad o pasaporte, cuando sea necesario.
- Fecha de nacimiento, cuando corresponda.
- Fecha del servicio.
- Número de pasajeros.
- Datos de contacto.
- Información relacionada con alojamiento o punto de recojo.
- Requerimientos especiales comunicados voluntariamente por el cliente.
- Otros datos necesarios para gestionar el servicio.
El cliente será responsable de proporcionar información correcta, completa y actualizada.
Los datos personales serán tratados de acuerdo con la Política de Protección de Datos Personales de PERU INCA ORIGINS.
3. COTIZACIÓN Y DISPONIBILIDAD
Una vez recibida la solicitud, PERU INCA ORIGINS podrá verificar la disponibilidad de los servicios solicitados y proporcionar una cotización.
La cotización podrá incluir:
- Descripción del servicio.
- Fecha solicitada.
- Número de pasajeros.
- Precio.
- Servicios incluidos.
- Servicios no incluidos.
- Horarios aproximados.
- Condiciones particulares.
- Forma y condiciones de pago.
- Información relevante para la reserva.
La cotización estará sujeta a disponibilidad y a las condiciones indicadas en la propia propuesta.
Cuando la cotización tenga una vigencia determinada, esta será comunicada al cliente.
4. RESERVA PROVISIONAL
En determinados casos, PERU INCA ORIGINS podrá mantener una solicitud de manera provisional mientras se verifica disponibilidad o se espera la confirmación del cliente.
Una reserva provisional no garantiza indefinidamente la disponibilidad del servicio.
Si existe un plazo específico para confirmar la reserva o realizar el pago correspondiente, este será comunicado al cliente.
Transcurrido dicho plazo sin que se cumplan las condiciones requeridas, la disponibilidad podrá quedar liberada.
5. CONFIRMACIÓN DE LA RESERVA
Una reserva se considerará confirmada cuando:
- Se haya verificado la disponibilidad correspondiente.
- El cliente haya aceptado las condiciones del servicio.
- Se hayan proporcionado los datos necesarios.
- Se haya realizado el pago requerido, cuando corresponda.
- PERU INCA ORIGINS haya comunicado expresamente la confirmación.
La recepción de un mensaje, consulta, solicitud de cotización o comprobante de pago no significa por sí sola que todos los servicios hayan quedado confirmados.
La confirmación podrá realizarse mediante correo electrónico, WhatsApp, voucher, documento de reserva u otro medio oficial.
6. PAGO REQUERIDO PARA CONFIRMAR
Determinados servicios requieren un pago anticipado para poder ser confirmados.
El importe, plazo, medio de pago y condiciones aplicables serán informados previamente al cliente.
Las condiciones relacionadas con estos pagos se encuentran desarrolladas en la Política de Pago Anticipado.
Cuando un servicio no requiera un pago inmediato, se indicará al cliente el procedimiento correspondiente para completar la reserva.
7. SERVICIOS SUJETOS A DISPONIBILIDAD
Algunos servicios pueden estar sujetos a cupos limitados, horarios determinados, disponibilidad de entradas o condiciones de terceros.
Entre ellos pueden encontrarse:
- Entradas a sitios turísticos.
- Servicios ferroviarios.
- Alojamiento.
- Transporte.
- Actividades con capacidad limitada.
- Experiencias que requieran reserva previa.
- Servicios sujetos a horarios específicos.
En estos casos, la reserva estará condicionada a la disponibilidad existente al momento de realizar la gestión.
PERU INCA ORIGINS no podrá garantizar una disponibilidad que dependa exclusivamente de un tercero hasta recibir la confirmación correspondiente.
8. SERVICIOS CONTRATADOS CON TERCEROS
Para prestar determinados servicios, PERU INCA ORIGINS puede trabajar con hoteles, transportistas, guías, operadores turísticos, empresas ferroviarias, restaurantes y otros proveedores.
Las reservas gestionadas con estos proveedores podrán estar sujetas a sus propias condiciones de disponibilidad, modificación, cancelación y reembolso.
Cuando dichas condiciones afecten directamente la reserva del cliente, serán comunicadas cuando corresponda.
9. DATOS DE LOS PASAJEROS
El cliente deberá proporcionar correctamente los datos de los pasajeros cuando estos sean necesarios para emitir entradas, tickets, boletos, reservas de alojamiento u otros servicios.
Los errores en nombres, documentos, fechas de nacimiento u otros datos proporcionados por el cliente pueden generar dificultades para utilizar determinados servicios.
Cuando un error requiera una modificación o genere un costo por parte del proveedor, se informará al cliente y se aplicarán las condiciones correspondientes.
10. RESERVAS PARA GRUPOS
Las reservas para grupos podrán estar sujetas a condiciones particulares relacionadas con:
- Número de pasajeros.
- Disponibilidad.
- Transporte.
- Alojamiento.
- Guías.
- Entradas.
- Fechas.
- Forma de pago.
- Plazos de confirmación.
Las condiciones específicas serán comunicadas al responsable de la reserva antes de su confirmación.
11. MODIFICACIÓN DE UNA RESERVA
El cliente podrá solicitar modificaciones en una reserva comunicándose con PERU INCA ORIGINS a través de nuestros canales oficiales.
Toda solicitud de modificación estará sujeta a:
- Disponibilidad.
- Fecha en que se solicita el cambio.
- Tipo de servicio.
- Condiciones del proveedor.
- Diferencias de precio.
- Condiciones de emisión de entradas o tickets.
- Otras condiciones particulares de la reserva.
Solicitar una modificación no implica que esta pueda realizarse automáticamente.
Cuando el cambio genere un importe adicional, este será comunicado antes de efectuarlo.
12. CAMBIOS REALIZADOS POR LA AGENCIA
En determinadas circunstancias, PERU INCA ORIGINS podrá realizar ajustes en horarios, rutas, orden de actividades, puntos de recojo u otros aspectos operativos del programa.
Estos cambios pueden producirse debido a:
- Condiciones climáticas.
- Restricciones de acceso.
- Disposiciones de autoridades.
- Cambios de horarios de proveedores.
- Problemas de transporte.
- Condiciones de seguridad.
- Cierres temporales.
- Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.
- Otras circunstancias que puedan afectar la correcta prestación del servicio.
Cuando sea necesario realizar un cambio, se procurará mantener la naturaleza y calidad del servicio contratado y se informará al cliente cuando corresponda.
Estas situaciones también se encuentran contempladas en los Términos y Condiciones.
13. CONFIRMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE VIAJE
Una vez confirmada la reserva, PERU INCA ORIGINS podrá proporcionar al cliente la documentación correspondiente, que puede incluir:
- Confirmación de reserva.
- Voucher.
- Itinerario.
- Información de horarios.
- Datos del punto de recojo.
- Datos del alojamiento.
- Información de proveedores.
- Tickets o entradas, cuando corresponda.
- Recomendaciones importantes para el viaje.
La documentación dependerá del tipo de servicio contratado.
El cliente deberá revisar la información recibida y comunicar oportunamente cualquier error que detecte.
14. RESPONSABILIDAD SOBRE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA
El cliente es responsable de verificar que los datos proporcionados para la reserva sean correctos.
Esto incluye, cuando corresponda:
- Nombres y apellidos.
- Número de documento.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Fecha del servicio.
- Número de pasajeros.
- Datos de alojamiento.
- Información de contacto.
Cualquier modificación derivada de información incorrecta proporcionada por el cliente podrá estar sujeta a las condiciones del proveedor correspondiente.
15. PUNTUALIDAD Y PRESENTACIÓN
Una vez confirmada una reserva, el cliente deberá respetar los horarios y puntos de encuentro comunicados.
En servicios con recojo, el cliente deberá encontrarse disponible en el lugar y horario indicado.
La demora o ausencia del pasajero puede ocasionar la pérdida del servicio cuando el proveedor deba continuar con el itinerario establecido.
Las consecuencias de una ausencia o llegada tardía se determinarán de acuerdo con las condiciones del servicio contratado y la Política de Cancelación y Reembolso, cuando corresponda.
16. NO PRESENTACIÓN DEL PASAJERO
La no presentación del pasajero en la fecha, hora o lugar establecidos podrá ser considerada como no-show.
Cuando esto ocurra, PERU INCA ORIGINS verificará las condiciones del servicio y del proveedor correspondiente.
Los efectos económicos de una no presentación podrán incluir la pérdida total o parcial del importe pagado cuando así lo establezcan las condiciones previamente comunicadas y la normativa aplicable.
17. CANCELACIÓN DE UNA RESERVA
El cliente que desee cancelar una reserva deberá comunicarlo a PERU INCA ORIGINS mediante uno de los canales oficiales.
La fecha y hora en que se reciba la solicitud podrán ser relevantes para determinar las condiciones aplicables.
Las consecuencias de la cancelación, así como los posibles reembolsos, serán determinadas de acuerdo con la Política de Cancelación y Reembolso correspondiente al servicio.
18. RESERVAS DE ÚLTIMO MOMENTO
Las solicitudes realizadas con poca anticipación estarán sujetas a la disponibilidad existente al momento de la consulta.
En estos casos, determinados servicios pueden requerir confirmación inmediata, pago anticipado u otras condiciones particulares.
El cliente será informado de estas condiciones antes de confirmar la contratación.
19. RESERVAS DURANTE TEMPORADAS DE ALTA DEMANDA
Durante temporadas de alta demanda, feriados, festividades, eventos especiales u otras fechas de elevada demanda turística, algunos servicios pueden contar con disponibilidad limitada.
Por este motivo, se recomienda realizar las reservas con anticipación, especialmente cuando el programa incluya servicios con cupos o horarios específicos.
Las condiciones concretas de cada servicio serán informadas al momento de la cotización.
20. COMUNICACIONES RELACIONADAS CON LA RESERVA
PERU INCA ORIGINS podrá utilizar correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas u otros canales proporcionados por el cliente para:
- Confirmar reservas.
- Solicitar información.
- Enviar comprobantes o vouchers.
- Comunicar cambios.
- Coordinar horarios.
- Informar sobre puntos de recojo.
- Resolver incidencias relacionadas con el servicio.
El cliente deberá procurar mantener disponibles los canales de contacto proporcionados durante el proceso de reserva.
El tratamiento de esta información se realizará conforme a la Política de Protección de Datos Personales.
21. FUERZA MAYOR Y CIRCUNSTANCIAS EXTERNAS
Una reserva puede verse afectada por circunstancias que se encuentren fuera del control razonable de la agencia o de sus proveedores.
Entre ellas pueden encontrarse fenómenos naturales, condiciones climáticas adversas, restricciones de acceso, disposiciones de autoridades, interrupciones de transporte, huelgas, bloqueos, emergencias, cierres temporales u otras situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.
En estas circunstancias, PERU INCA ORIGINS comunicará al cliente las alternativas disponibles y gestionará la reserva conforme a las condiciones de los proveedores involucrados y la legislación aplicable.
22. RELACIÓN CON LAS DEMÁS POLÍTICAS
La presente Política de Reserva forma parte del conjunto de documentos que regulan la contratación de servicios de PERU INCA ORIGINS.
Términos y Condiciones
Establecen las reglas generales aplicables a nuestros servicios, incluyendo las responsabilidades del cliente, modificaciones del itinerario, servicios prestados por terceros y situaciones de fuerza mayor.
Política de Protección de Datos Personales
Regula el tratamiento de la información personal proporcionada durante las consultas, reservas y prestación de servicios.
Política de Pago Anticipado
Establece las condiciones relacionadas con los pagos requeridos para confirmar determinadas reservas y asegurar determinados servicios.
Política de Cancelación y Reembolso
Establece las condiciones aplicables cuando el cliente solicita cancelar una reserva y los supuestos en los que puede corresponder un reembolso.
Las cuatro políticas deberán interpretarse conjuntamente con la presente Política de Reserva.
23. ACEPTACIÓN DE LA RESERVA
La confirmación de una reserva implica que el cliente ha recibido y aceptado las condiciones particulares comunicadas para el servicio contratado, conjuntamente con las políticas generales publicadas por PERU INCA ORIGINS, siempre dentro del marco de la legislación aplicable.
Las condiciones particulares informadas para un determinado servicio podrán establecer requisitos específicos relacionados con horarios, disponibilidad, pagos, modificaciones o cancelaciones.
24. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
PERU INCA ORIGINS podrá actualizar esta Política de Reserva cuando resulte necesario debido a cambios en sus servicios, procedimientos, proveedores o normativa aplicable.
La versión vigente será publicada en el sitio web indicando su fecha de actualización.